Achat ou location de matériel événementiel : quelle solution pour vos événements ?
Vous organisez des événements pour votre entreprise ou pour des particuliers et vous hésitez entre acheter votre matériel son et lumière ou les louer ponctuellement ?
Nous allons voir au travers de notre article les avantages et les inconvénients de chaque option selon votre profil et ainsi vous aider dans votre réflexion.
1. Avantages & inconvénients des 2 options
1.1 Louer : pour qui ?
AVANTAGES
- Coût initial faible : Vous payez seulement la période d’utilisation
- Pas de maintenance / pas de stockage : Le prestataire s’occupe de l’entretien et des réparations
- Accès à du matériel plus récent : Evite l’obsolescence technologique
- Flexibilité : Adaptation du matériel selon le type d’événement
INCONVENIENTS
- Coût à chaque événement : Si vous organisez des événements régulièrement
- Dépendance au prestataire
- Disponibilité limitée en plein saison
- Planification à l’avance si nécessaire
1.2 Acheter : pour qui ?
AVANTAGES
- Economie sur le long terme : Si vous organisez des événements fréquemment. Cela jouera également sur vos amortissements
- Disponibilité immédiate du matériel : Pas besoin de passer par un prestataire et réduction des délais de livraison
- Contrôle total : Stockage, maintenance, etc.
INCONVENIENTS
- Coût initial élevé
- Frais de maintenance
- Risque d’obsolescence technologique
- Frais de stockage et transport
2. Comment vous décider : Règle pratique
2.1 Quel est votre rythme ?
LOCATION
Si vous faites moins de 6 événements / an
A DETERMINER
Si vous faites entre 6 et 20 événements / an, il faudra calculer la meilleure option
ACHAT
Si vous faites plus de 20 événements / an
N.B : Chaque situation est unique. Prenez le temps d’évaluer vos besoins avant de vous décider
2.2 Exemple chiffré
Ici, on va prendre une fourchette de prix que l’on peut retrouver sur le marché de la location de matériel son et lumière.
Si l’on prend un pack de sonorisation + éclairage pour la journée :
- Coût moyen pour la location (1 jour) : entre 50€ et 1 000€ selon la gamme et les services
- Coût moyen pour l’achat (matériel neuf) : entre 2 150€ à 19 200€ selon qualité et marque
Bon à savoir :
Selon le nombre d’événements que vous allez mettre en place durant l’année, il devient pertinent d’étudier l’achat mais il faut ajouter à cela : le stockage, la maintenance et les assurances, les besoins humains et matériels, etc. Dans ce sens, la location reste souvent la solution à privilégier lors des événements ponctuels.
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3. Mise en place d’une checklist : les bonnes questions à se poser
Fréquence d’utilisation :
Combien d’événements / an j’organise ?
Variété des formats :
Est-ce que je fais toujours la même chose ou c’est tout le temps différent ?
Budget disponible :
Ai-je le budget nécessaire pour acheter ?
Coûts indirects :
Ai-je les moyens matériels et humains pour stocker, installer, assurer et maintenir le matériel acheté ?
Risque d’obsolescence & besoin technologique :
Pourrais-je renouveler mon matériel d’ici 3 à 7 ans hors nouvelles réglementations ?
4. Tendances RSE
La location s’inscrit dans la montée de l’économie collaborative : de plus en plus d’acteurs privilégient l’usage plutôt que la possession, entre-autre pour des raisons environnementales (réduction d’empreinte carbone, mutualisation des ressources, etc.). Dans ce sens, intégrer la location de matériel renforce la stratégie RSE.
5. Recommandations concrètes
AGENCE EVENEMENTIELLE
(Usage variable & multi-sites)
Location
Garder éventuellement un petit parc avec le matériel de base (micros, etc.) au besoin.
SERVICE DE COMMUNICATION / MARKETING
(Evénements fréquents)
Achat et/ou location
Acheter les éléments très utilisés (micros, consoles, etc.) et louer pour les besoins spécifiques.
PME QUI ORGANISE DES EVENEMENTS PONCTUELS (Lancement, soirées clients)
Location
Simple, économique, pas d’investissements et vous bénéficiez souvent de techniciens pour l’installation.
ASSOCIATIONS / COLLECTIVITES
Location
Mêmes avantages que pour les PME.
PARTICULIER
(Mariage, baptême, etc.)
Location
Nous vous conseillons de louer si vous n’êtes pas experts dans le matériel son et lumière. Qui plus est, vous n’aurez pas besoin de penser à cette partie-là le jour de votre événement.
6. En résumé
- La location : est la meilleure option lors d’un usage ponctuel, si vous avez besoin de matériel neuf pour un événement précis, ou si vous voulez éviter la partie stockage/maintenance. C’est également une solution Idéale pour tester du matériel avant achat.
- L’achat : est une option à envisager si vous organisez souvent les mêmes formats d’événements et que vous pouvez amortir l’investissement. Cette solution permet d’avoir du matériel immédiatement et de limiter les coûts logistiques.
FAQ
Q : Combien coûte la location d’un pack son & lumière pour une journée ?
R : Cela va dépendre de la taille de votre événement ainsi que du matériel choisi, ça peut donc aller de 50€ (très petite soirée) à environ 1 000€.
Q : A partir de quand l’achat devient-il rentable ?
R : Si vous utilisez le matériel fréquemment (> 20 événements / an), l’achat peut devenir rentable après amortissement avec prise en compte des coûts annexes (stockage, maintenance, assurance). Auquel cas, la location est une solution à privilégier.
Q : Proposez-vous l’installation et les techniciens à la location ?
R : Oui. N’hésitez pas à nous contacter !